Politica de anulare a înscrierii, înlocuire a participanților și returnare a taxelor de participare
Solicitările privind anularea înscrierii, înlocuirea participanților și returnarea taxelor de participare se transmit exclusiv în scris, prin e-mail, la adresa [email protected].
- Anularea înscrierii și returnarea taxei de participare
Participanții (persoane fizice sau juridice) au dreptul să solicite anularea înscrierii și returnarea taxei de participare, indiferent de metoda de plată utilizată, cu condiția ca solicitarea să fie transmisă cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte de data începerii Congresului, respectiv până la data de 10 octombrie 2026 (inclusiv).
În această situație, taxa de participare se va restitui integral, din care se vor reține eventualele comisioane bancare aferente încasării și/sau restituirii sumelor, dacă acestea există.
Solicitările de anulare primite după data de 10 octombrie 2026 nu vor da dreptul la returnarea taxei de participare.
De asemenea, taxa de participare nu se restituie în următoarele situații:
- participantul nu se prezintă la eveniment (no-show);
- participantul părăsește evenimentul înainte de încheierea acestuia;
- participantul nu poate participa din motive personale, profesionale, medicale sau din orice alte motive care nu sunt imputabile organizatorului.
- Înlocuirea participantului
Înlocuirea unui participant este permisă exclusiv cu o persoană care nu este deja înregistrată la Congres.
Solicitarea de înlocuire trebuie transmisă în scris la adresa [email protected], fie de către participantul care renunță, fie de către compania sau instituția care a efectuat înscrierea, cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte de începerea Congresului, respectiv până la data de 10 octombrie 2026 (inclusiv).
După această dată nu vor mai fi acceptate solicitări de înlocuire.
Noul participant va completa formularul de înscriere și va beneficia de toate drepturile aferente categoriei de participare pentru care a fost efectuată înlocuirea.
În cazul în care taxa de participare aferentă noului participant este:
- egală cu cea achitată inițial, nu se vor efectua regularizări financiare;
- mai mare, diferența de taxă va fi achitată înainte de confirmarea înlocuirii;
- mai mică, diferența dintre cele două taxe va fi restituită, din care se vor reține eventualele comisioane bancare aferente operațiunilor de încasare și restituire.
- Modalitatea de restituire
Restituirea sumelor aprobate se va efectua în termen de maximum 30 de zile lucrătoare de la încheierea Congresului, prin aceeași metodă de plată utilizată la achitarea taxei sau, după caz, prin transfer bancar în contul indicat de solicitant.
În cazul plăților efectuate de persoane juridice, restituirea se va realiza exclusiv către persoana juridică ce a efectuat plata.
- Anularea sau modificarea evenimentului
În situația în care Congresul este anulat de către organizator, taxele de participare achitate vor fi restituite integral sau vor putea fi reportate pentru o ediție ulterioară, la opțiunea participantului.
În cazul în care Congresul își modifică formatul de desfășurare (de exemplu, din format fizic în format online sau hibrid), taxele de participare rămân valabile pentru noul format, fără obligația organizatorului de a restitui sumele achitate, cu excepția cazurilor expres comunicate de organizator.
Organizatorul nu poate fi ținut răspunzător pentru cheltuielile suplimentare suportate de participanți (transport, cazare, servicii turistice sau alte costuri conexe), indiferent de cauza anulării sau modificării evenimentului.
- Dispoziții finale
Transmiterea formularului de înscriere și achitarea taxei de participare reprezintă acceptarea integrală a prezentei politici privind anularea înscrierii, înlocuirea participanților și returnarea taxelor de participare.
Societatea Română de Pneumologie își rezervă dreptul de a analiza și soluționa orice situație neprevăzută de prezenta politică, cu respectarea legislației aplicabile și a principiilor de echitate și bună-credință.
